2024年7月24日 学童育成料納入通知書の誤送付

学童クラブに登録している児童の保護者が納入する令和6年7月分の学童育成料（月額4,000円）等について、本来は銀行口座から振替される一部の世帯に対し、誤って学童育成料納入通知書（以下「納入通知書」）を送付したことが判明しました。また、納入通知書を送付すべき方の一部に、納入通知書が送付されていないことも判明しました。区は対象者に謝罪するとともに、誤って納付された育成料を返金します。今後、適正な事務処理に努め、再発防止に取り組んでまいります。

1　事案の概要

（1）発生経緯と原因

• 7月18日（木曜日）
  納入通知書を出力するシステムで、人為的なミスにより、対象者の設定を誤り、本来銀行口座で振替される対象者の納入通知書を発行して送付した。
• 7月22日（月曜日）
  育成料等が銀行口座から振替されている一部の利用者から、納入通知書が自宅に届いたとの問い合わせがあった。
• 7月23日（火曜日）
  システムの対応記録を確認したところ、銀行口座で振替される予定の725世帯（824名分）の納入通知書が誤って送付されたことが判明した。
  システム開発会社を通じ、誤送付された原因について調査を行った結果、上記の誤送付以外にも、179世帯（191名）について必要な納入通知書が送付されていないことが判明した。

2　発生後の対応

納入通知書が誤送付された725世帯（824名分）に電話連絡し、誤送付を謝罪するとともに、誤って送付された納入通知書の破棄を依頼した。

育成料等を重複して納付した世帯には、誤って納付された育成料等を還付する旨案内した。

納入通知書が未送付となっている179世帯（191名）には、7月24日に電話連絡し、発送の遅延を謝罪するとともに、今後送付する納入通知書での納付を案内する。

3　再発防止策

複数の職員による納入通知書発送対象者の確認

納入通知書発行時の処理は、発行前に出力対象の画面を複数の職員で確認するとともに、対象者台帳の件数と納入通知書の枚数があっているか再確認を実施

4　教育推進課飯田常雄課長のコメント

「ご心配とご迷惑をおかけした関係者の皆さまに深くお詫びいたします。今後、適正な事務処理を徹底し、再発防止に努めてまいります」