区民へのわかりやすい情報発信の心得10か条（案）(テキスト版)

心得10か条とは

1. 誰に「どのように行動してほしいのか」を明確にする
2. 全ての情報を伝えようとせずに取捨選択する
3. 読み手にとって重要な「結論」から書く
4. タイトルと見出しで読む気にさせる
5. 一文の長さは50文字以内を目安にする
6. 読み手が日常的に使う言葉を使う
7. 外来語・専門用語は3パターンで考える
8. 無意識に読み手に不快・違和感を与える表現に注意する
9. ビジュアルで読みたくなるように工夫する
10. ツールで分かりやすさをチェックする

対象とする文書

広く区民に向けて情報を発信する文書を対象とします。

目的

分かりやすく親しみやすい文書によって区民の区政への関心と理解を深めます。

1.誰に「どのように行動してほしいのか」を明確にする

「行動」を明確にする

「誰に何を伝えたいか」だけではなく、読み手に「どのように行動してほしいのか」を明確にします。

行動をうながす「6W3H1M」

読み手が行動を起こすために必要な情報を「6W3H1M」のフレームワークを使って明確にします。

• 6W：Whenいつ、Whereどこで、Who誰が、What何を、Whom誰に、Whyどうして
• 3H：Howどのように、How much いくらで 、How many いくつ
• 1M：Message相手にどのように行動してほしいのか

2.全ての情報を伝えようとせずに取捨選択する

読み手目線の情報の選択

区が伝えたい情報の優先度で情報を選ぶのではなく、読み手が行動を起こすために必要な 情報の優先度を考え、取捨選択をします。

3.読み手にとって重要な結論から書く

結論からスタート

区民に向けた情報発信のための文章は、文学作品のような起承転結は適切ではありません。「結論」を冒頭に書きます。

読み手にとっての「結論」とは

ここでいう結論とは、読み手にとって重要な情報です。つまり、事業に関わる目的や経緯ではなく、読み手の関心が高い情報です。

【IメッセージよりYouメッセージ】

自分基点のIメッセージではなく、読み手を基点にしたYouメッセージで書くことを心がけます。

• Iメッセージ：私は〇〇をします。
• Youメッセージ：〇〇であなたはこのような影響を受けます。

4.タイトルと見出しで読む気にさせる

タイトル（標題）

タイトル（標題）は、本文の要約です。何が書かれている文章なのか、ひと目で分かるように書きます。〇〇については避け、具体的に書きましょう。

見出しは段落の要約

ある程度の分量の文章は、内容のまとまりごとに段落に分け、見出しを付けます。見出しは、各段落の要約です。

見出しで文章の概要がつかめる

タイトル（標題）と見出しを見ただけで文書の概要と流れがつかめるようにします。

5.一文の長さは50文字以内を目安にする

一文一義

一つの文で扱う話題は一つにして文章を書きます。一つの文に複数の主語・述語が含まれる文章は、読みづらく理解しづらくなります。

50文字におさめるポイント

以下の表現を避けます。

• 3つ以上の情報を列挙：箇条書きにします
• 接続詞の多用：「及び」、「並びに」、「又は」、「もしくは」は避けます
• まわりくどい表現：特に必要のない表現を避けます
• 過剰な敬語：適切に敬語を使います。

6.読み手が日常的に使う言葉を使う

和語を使う

音読みの漢語は、難しくなじみのないものもあるため、訓読みの和語を使い、分かりやすさと親しみやすさを高めます。

分かりにくくする表現を避ける

「文を複雑にする表現」や「あいまいな表現」を避けて、分かりやすさを高めます。

• 二重否定は使わない：二重否定を使わず、肯定の表現をします。
• あいまいな表現をしない：受身形の文は、主語があいまいになるため、なるべく使わず能動態で書きます。あいまいな言葉も、誤解を生まないように具体的な言葉を使います。

7.外来語・専門用語は3パターンで考える

読み手が日常会話で外来語・専門用語を使うかどうかを考えます。

外来語

外来語（カタカナ語）を使うときは、一般に定着してなじみがあるかどうかにより3つのパターンに分けて使い方を考えます。

1.なじみがあるパターン

対応:そのまま使う

2.なじみがないパターン

対応:言い換える

3.なじみがないが重要な意味を持つまたは言い換えが難しいもののパターン

対応:説明を付けて使う

【「国立国語研究所の「外来語」言い換え提案」サイト】

外来語（カタカナ語）が掲載され、言い換え語、意味説明、調査結果に基づく理解度が示されています。言い換える必要があるのかどうか調べることができます。

専門用語

特定の組織や専門知識を持っている人が使う専門用語は、3つのパターンに分けて表現を工夫します。

1.言い換えができるパターン：対応:日常語に言い換える

2.言い換えができないパターン：対応:説明を付ける

3.普及してほしいパターン：対応:説明や元の言葉の紹介

8.無意識に読み手に不快・違和感を与える表現に注意する

文体と敬意

広く区民に向けた情報発信を目的とする文書は、「です」「ます」の文体に統一して簡潔に敬意を表します。丁寧さばかりを意識して過剰な敬語で表現すると、読み手に不快な印象を与えることがあります。

基本的な配慮

多様な読み手がいることを踏まえて、偏見や差別につながるような表現は避けます。気付かないうちに型にはまった考え方を表す言葉を用いていないか注意が必要です。

言葉や表現のTPO

特定の言葉や表現を避ければ問題ないということではありません。言葉や表現に問題がなくても、使用する場面や状況によって、読み手に違和感や不快な思いを与える場合があります。読み手の気持ちに寄り添い、ふさわしい言葉や表現を考えます。

9.ビジュアルで読みたくなるように工夫する

ビジュアルの工夫

分かりやすく読みたくなる文書を作るために、見た目も意識します。文章の工夫だけでなく、イラスト、画像や図表のビジュアルを以下のような目的に応じて用いると効果的です。

目的＝読み手の関心を引く

• 使い方：内容を象徴するイラスト・画像を配置して読み手の関心を高めます。
• 注意：過剰な装飾は効果を下げることもあるので気を付けます。

目的＝抽象的なものを具体化する

• 使い方：情報の区分や時系列の手順をツリーやマトリックスで図示して情報の構造を具体化します。

印刷物のビジュアル

余白

文章とビジュアルの周りには十分なスペースを保ち、紙面全体も周りに余白を設けます。余白を十分にとると情報がまとまり、見やすさにつながります。

字間・行間

同じ文字数や同じ大きさの文字で書かれた文章でも、字間や行間が狭いと読みにくくなります。字間と行間を詰め過ぎず、適度な空間をとるようにします。

文字の大きさ・書体

幅広い年代を対象とする場合、文字の大きさは9から10ポイントが標準と言われています。子どもや高齢者を対象とする場合は、11から12ポイントにすると効果的です。基本書体は、個性的な書体を避けて、ゴシック体か明朝体を使用します。

10.ツールで分かりやすさをチェックする

校正

「誤字脱字」と「表記ゆれ（注）」の確認をします。MicrosoftWordなどの文書作成ソフトには誤字脱字を確認できる校閲機能があります。時間をかけず効率的にチェックできる便利な機能です。

（注）表記ゆれとは、「取り組み」と「取組み」のように、同じ意味を持つ言葉の異なる表記が同じ文書のなかで混在していることを意味します。

• マイクロソフトの校閲機能

赤い波線は誤字脱字、青色の波線は表記ゆれを表示しています。

分かりやすさのチェック

「漢字の使用量」や「日本語の平易度」から分かりやすさを測り、必要に応じて見直します。公用文作成の考え方（文化審議会建議）では、公用文は中学校卒業程度の知識で理解できるように書くよう示されています。漢字使用量は30％、多くても45 ％以内が目安となります 。

【便利なツール】

• Microsoft Wordの校閲機能：読みやすさ評価機能があり、一文の平均文字数や漢字使用率もチェックできます。
• 日本語読解学習支援システム「リーディング チュウ太」：日本語能力試験を基準に、平易度を判定する辞書ツールです。日本語の判定レベルの結果「級外」は、日常的に使われる日本語ではない専門用語と考えられます。

【参考】外国人にも分かりやすい表現

外国人に向けて情報を発信する文書を作成するときは、「やさしい日本語」を活用しましょう。

やさしい日本語とは

外国人にも分かりやすいように、簡単な言葉を用いて、文法的にも分かりやすくした日本語です。

活用の場面

生命にかかわる災害情報や生活に必要な行政情報など、優先度の高い情報を伝える際に効果的です。

コミュニケーションのツール

やさしい日本語は、外国人のためだけではなく、多様な読み手に向けて分かりやすく情報を伝えるための手段の一つです。子どもや高齢者、障害者等とのコミュニケーションにも用いられます。

やさしい日本語の工夫

心得10か条を踏まえて、以下の工夫をします。

• カタカナ語：和製英語・外来語に注意しましょう。外国語では、異なる意味の場合があります。
• ルビをふる：漢字にはルビをふります。
• 年月日、時間、電話番号の表記：年月日は西暦を使います。午前・午後を明記した12時間表記にします（24時間表記も可）。電話番号は市外局番を含めて表記します。
• 日本語の説明：以下の場合の日本語は説明を付けます。

1.災害用語、日常生活に必要で知っておかなければならない言葉

2.教育制度や健康保険制度など国によって制度が異なるときや日本独自の文化